公文辦理程序

第一節(jié) 公文辦理程序概述
公文辦理程序：就是指公文在機(jī)關(guān)內(nèi)部形成到運(yùn)轉(zhuǎn)處理所必須經(jīng)過(guò)的一系列環(huán)節(jié)。

第二節(jié) 收文辦理程序
收文：是指機(jī)關(guān)文書(shū)部門(mén)收進(jìn)行外文單位發(fā)來(lái)的文件材料。
收文辦理：是指文書(shū)部門(mén)收到文件材料后，在機(jī)關(guān)內(nèi)部及時(shí)運(yùn)轉(zhuǎn)直到閱辦完畢的全過(guò)程。組成這一過(guò)程的一系列相互銜接的環(huán)節(jié)稱(chēng)之為收文辦理程序。
過(guò)程包括：簽收、拆封與登記；分發(fā)與傳閱；擬辦、批辦與承辦；催辦、查辦與注辦。分述如下：
（1）.簽收、拆封和登記
1）.簽收。是指收到文件材料后，收件人在對(duì)方的公文投遞單或送文簿上簽字，以明確交接雙方的責(zé)任，保證公文運(yùn)轉(zhuǎn)的安全可靠。
機(jī)關(guān)的收文主要有三個(gè)來(lái)源：
一是機(jī)要交通送來(lái)的機(jī)要件；
二是郵局送來(lái)的掛號(hào)函件和電報(bào)；
三是外機(jī)關(guān)和部門(mén)直接送來(lái)的文件材料。
對(duì)照公文投遞單或送文登記簿認(rèn)真清點(diǎn)，做到四查清：
1.查清信封或封筒上的收文機(jī)關(guān)名稱(chēng)，是否確屬本機(jī)關(guān)的收文，以防錯(cuò)投、錯(cuò)收；
2.查清文件號(hào)碼與遞送人在簽收登記上所登的號(hào)碼是否一致；
3.查清文件封口是否破損，包裝是否牢固，如發(fā)現(xiàn)有散包、破封、密封條被拆等情況，應(yīng)及時(shí)追查原因；
4.查清文件的登記件數(shù)與實(shí)有件數(shù)是否相符。
2）.拆封。
1.對(duì)于寫(xiě)明某某領(lǐng)“親收”、“親啟”的封件，則由領(lǐng)導(dǎo)人本人拆封或由其委托的人代拆。
2.密件則應(yīng)交機(jī)要文書(shū)或機(jī)要室拆封。
3）.登記。就是將需要登記的文件在收文登記簿上編號(hào)和記載文件的來(lái)源、去向，經(jīng)保正文件的收受和處理。
公文登記的作用主要有：
1.便于管理和保護(hù)文件，防止積壓和丟失；
2.便于檢查和檢索文件；
3.便于文件的統(tǒng)計(jì)和催辦工作；
4.作為核對(duì)與交接文件的憑據(jù)。
公文登記的具體范圍：
1.上下級(jí)機(jī)關(guān)文件。包括指導(dǎo)性、參閱性和需要辦理的文件；
2.下級(jí)機(jī)關(guān)文件。包括請(qǐng)示、報(bào)告性文件；
3.重要的帶有密級(jí)的刊物、資料；
4.其他機(jī)關(guān)商洽問(wèn)題和需要答復(fù)的文件；
5.上級(jí)機(jī)關(guān)召開(kāi)會(huì)議印發(fā)的會(huì)議文件材料。
不必登記的材料和文件：
1.各種公開(kāi)的和內(nèi)部不保密的出版物；
2.一般的公開(kāi)信和不應(yīng)拆的私人信件；
3.已被綜合性文件包括的文件材料；
4.行政事務(wù)性的通知、便函、介紹信和請(qǐng)柬等；
5.領(lǐng)導(dǎo)“親收”、“親啟”件，這類(lèi)信件應(yīng)由收件人本人或其委托人收閱后，認(rèn)為須交機(jī)關(guān)存查或處理的，再行登記，并交有關(guān)部門(mén)處理。
外收發(fā)文登記項(xiàng)目包括：收到文件的流水順號(hào)、收到日期、來(lái)文機(jī)關(guān)、來(lái)文封皮號(hào)、密級(jí)、分送部門(mén)、簽收、備注等。（外收發(fā)使用的《收文登記簿》）
內(nèi)收發(fā)的收文登記主要項(xiàng)目應(yīng)包括：收文順序號(hào)、收到日期、來(lái)文機(jī)關(guān)、來(lái)文字號(hào)、標(biāo)題或摘由、密級(jí)、份數(shù)、承辦單位、簽收人、復(fù)文號(hào)、歸入卷號(hào)、備注等。
收文登記的形式：薄冊(cè)式、聯(lián)單式、卡片式 。
（2）.分發(fā)和傳閱
1.分發(fā)。亦稱(chēng)分辦，是指文書(shū)人員在文件拆封登記以后，按照文件的內(nèi)容、性質(zhì)和辦理要求，及時(shí)、準(zhǔn)確地將收來(lái)文件分送給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門(mén)和承辦人員閱辦。
分發(fā)的原則和具體要求是：5點(diǎn)。略。
2.傳閱。是指單份或份數(shù)很少的文件以及一些非承辦性文件，需要經(jīng)機(jī)關(guān)各們領(lǐng)導(dǎo)人和許多部門(mén)閱知時(shí)，由文書(shū)人員組織在他們中間傳遞和閱讀。
屬于傳閱件之列的主要包括：
1.上級(jí)機(jī)關(guān)的指導(dǎo)性文件或重要會(huì)議文件；
2.需要幾位領(lǐng)導(dǎo)共同批辦的文件，包括上級(jí)機(jī)關(guān)和有關(guān)部門(mén)的專(zhuān)項(xiàng)業(yè)務(wù)文憑，下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示，以及本機(jī)關(guān)制發(fā)的需要會(huì)簽的文件等；
3.機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在文件上有重要批示，需其他領(lǐng)導(dǎo)同志和部門(mén)閱知閱辦的文件。
傳 閱文件應(yīng)當(dāng)注意的問(wèn)題：
1.傳閱的順序，一般應(yīng)先送給機(jī)關(guān)的主要領(lǐng)導(dǎo)、主管負(fù)責(zé)人和主管業(yè)務(wù)部門(mén)閱讀，然后送其他有關(guān)需要閱知的對(duì)象；
2.傳閱文件應(yīng)以文書(shū)人員為中心進(jìn)行傳遞，這種傳閱文件的方法稱(chēng)為“輪輻式傳 閱”；
3.在傳閱過(guò)程中或傳閱完畢后，文書(shū)人員要及時(shí)對(duì)文件進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)有領(lǐng)導(dǎo)批示時(shí)，要按批示意見(jiàn)進(jìn)行處理；
4.每份傳閱文件，都應(yīng)由文書(shū)部門(mén)在文件首頁(yè)附上《文件傳閱單》。文件閱畢后，閱讀人員要在《文件傳閱單》上簽注姓名和日期。
（3）.擬辦、批辦與承辦
1）.擬辦。是指對(duì)來(lái)文的處理提出初步的意見(jiàn)，供領(lǐng)導(dǎo)人批辦時(shí)參考。
做好擬辦工作，要做到以下幾點(diǎn)：