公文寫作與處理:公文辦理程序(3)
查辦工作一般按以下程序進(jìn)行:
1.閱讀有關(guān)材料,搞清查辦的問題。
2.查辦立項(xiàng)。這是法定程序。立項(xiàng)內(nèi)空包括五要素:A.確定查辦的事由;B.明確辦理要求;C.指明承辦單位或承辦人;D.規(guī)定完成時(shí)限;E.提出辦結(jié)后的反饋要求。
3.查辦的辦理。分兩種情況:一種是轉(zhuǎn)出交辦;一種是由查辦人員直接承辦。
4.查辦的結(jié)果與反饋。(結(jié)果的幾種情況:
A.肯定的。即反映問題屬實(shí),按規(guī)定作了處理;
B.否定的。即反映問題失實(shí),向批示人、當(dāng)事人說明了情況;
C.部分肯定,部分否定。
D.事件的范圍有所擴(kuò)大,即由一個(gè)問題涉及一片,或一個(gè)人的問題牽涉到同類事、同類人的問題。)
5.立卷歸檔。
3).注辦。 是指對公文承辦結(jié)束后,由經(jīng)辦人在公文處理單上所作的簡要說明。
注辦一般包括以下內(nèi)容:
1.一般的傳閱文件,在有關(guān)人員傳閱完畢后,文書人員應(yīng)注明閱畢的日期。
2.需要辦理復(fù)文的文件,辦理后要注明“已復(fù)文”,并注上復(fù)日的日期和文號。
3.用口頭或電話答復(fù)的要注明時(shí)間、地點(diǎn)、接談或接電話有、主要內(nèi)容等,并由承辦人簽字。
4.不需復(fù)文的文件要注明“已閱”、“已辦”、“已摘記”等字樣。
第三節(jié) 發(fā)文辦理程序
發(fā)文:是指機(jī)關(guān)文書部門根據(jù)機(jī)關(guān)的工作需要向外發(fā)出文件材料,包括本機(jī)關(guān)制發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、翻印、復(fù)印的文件材料等。發(fā)文辦理:就是指文件從擬稿到印制發(fā)出的整個(gè)運(yùn)轉(zhuǎn)過程。
發(fā)文辦理程序由擬稿、審核與簽發(fā);核發(fā)、繕印與校對;用印、登記與分發(fā)等環(huán)節(jié)組成。
(1).擬稿、審核與簽發(fā)
1).擬稿。公文擬稿是公文承辦人員根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)交擬或批辦的意見草擬文稿的過程。
公文擬稿必須注意的問題:7點(diǎn)。略。
2).審核。是指公文的草稿在送交機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人審批簽發(fā)以前,對公文的內(nèi)容、體式進(jìn)行的全面審核和檢查。
公文的審核要做到“六查”:
1.查是否需要行文,以什么名義行文。
2.查文稿內(nèi)容與法律、法規(guī)和政策以及上級有關(guān)規(guī)定是否一致,與平行機(jī)關(guān)和部門已有的規(guī)定是否矛盾。
3.查要求和措施是否明確具體,切實(shí)可行。
4.查涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)范圍的問題是否協(xié)商一致并經(jīng)過會(huì)簽。
5.查文字表述是否正確、簡練、條理清楚,標(biāo)點(diǎn)使用是否正確,文字書寫是否規(guī)范。
6.查公文格式是否符合規(guī)定。
關(guān)于上面第4條目前沒有切實(shí)把好關(guān)的主要有幾個(gè)問題: (略。)
公文格式的審核主要包括:
1.查文種的使用是否恰當(dāng)。
2.查公文標(biāo)題是否能正確體現(xiàn)文件內(nèi)容;
3.查公文格式安排是否得當(dāng)。
3).簽發(fā)。是指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對文稿的最后審批。
需要注意的幾個(gè)問題:
1.機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在簽發(fā)公文時(shí),必須確認(rèn)是自己職權(quán)范圍內(nèi)的有關(guān)公文才有權(quán)簽發(fā),不可越級簽發(fā)公文。
2.以機(jī)關(guān)內(nèi)某個(gè)部門名義的發(fā)文,可由部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)。
3.簽發(fā)人在簽發(fā)文件時(shí),必須對文件的內(nèi)容和文字作嚴(yán)格的審閱修改對其所簽發(fā)的公文內(nèi)容和文字表達(dá)的正確性應(yīng)負(fù)完全責(zé)任。
4.文件經(jīng)簽發(fā)人審批同意發(fā)出時(shí),簽發(fā)有應(yīng)在送簽的發(fā)文稿紙的簽發(fā)欄內(nèi)明確寫上“發(fā)”、“印發(fā)”、“急發(fā)”等字樣,并簽署全名,注明年月日。
5.幾個(gè)相關(guān)或部門的聯(lián)合發(fā)文,一般應(yīng)由主辦該公文的單位負(fù)責(zé),送請有關(guān)聯(lián)署機(jī)關(guān)或部門的領(lǐng)導(dǎo)人會(huì)簽。
(2).核發(fā)、繕印與校對
1).核發(fā)。是指在公文正式印發(fā)之前,對經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的文稿進(jìn)行復(fù)核并確定發(fā)文字號、分送單位和印制份數(shù)的一項(xiàng)工作。
核發(fā)的內(nèi)容與要求:
1.文稿是否按規(guī)定程序報(bào)請有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人審批,審批手續(xù)是否完備,及審批意見是否明確,審批人是否簽署全名及時(shí)間等。
2.文稿中的人名、地名、時(shí)間、數(shù)字、引文和文字表述、密級、印發(fā)(傳達(dá))范圍、主題詞是否正確、恰當(dāng),標(biāo)點(diǎn)符號、計(jì)量單位、數(shù)字的用法及文種使用、公文格式是否符合規(guī)定。
3.編排發(fā)文字號。
4.對需要標(biāo)明密級、緊急程度有公文進(jìn)行標(biāo)注。
5.確定分送單位和印制份數(shù)。
2).繕印。是指對已簽發(fā)的公文定稿進(jìn)行印制。
繕印公文要注意的問題:5點(diǎn)。略。
3).校對。是指將公文的謄寫稿、打印稿清樣與經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的原稿核對校正,以修改和稍除書寫、排字上的錯(cuò)誤。
公文校對的兩種方法:一是由印制單位先校對一次或者兩次,然后再次由承辦人校對一次;另一種方法是完全由承辦人員負(fù)責(zé)校對。
校對公文必須注意以下幾點(diǎn):4點(diǎn)。略。
(3).用印、登記與封發(fā)
1).用印。是指在印好的文件上加蓋機(jī)關(guān)印章。
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