第二章 文件筐測驗(yàn)

　　文件筐測驗(yàn)，作為一種個(gè)人綜合性面試測驗(yàn)，特別適合于對中、高級管理人員的能力測評。文件筐測驗(yàn)的所有題目都來自于管理工作的實(shí)戰(zhàn)，通過考查應(yīng)試者在處理具體業(yè)務(wù)中的表現(xiàn)，評估其關(guān)鍵能力。在國外，文件筐測驗(yàn)是評價(jià)中、高層管理人員的重要測評工具，也是評價(jià)中心在技術(shù)上應(yīng)用得最多的一種情境模擬測試手段。據(jù)國外學(xué)者所做的一項(xiàng)調(diào)查研究顯示，95%的評價(jià)中心都采用了文件筐測驗(yàn)這種測評技術(shù)。在美國，該測驗(yàn)?zāi)壳耙驯?000多家知名企業(yè)所采用，除美國電報(bào)電話公司外，福特汽車、通用電氣等諸多大型企業(yè)集團(tuán)均將文件筐測驗(yàn)作為企業(yè)管理人員選拔、測評的重要手段。當(dāng)前在國內(nèi)，文件筐測驗(yàn)作為一種測評技術(shù)，被越來越廣泛地應(yīng)用于領(lǐng)導(dǎo)干部和管理人員招聘選拔中。文件筐測驗(yàn)是一種信度和效度都比較高的測評手段，可用于領(lǐng)導(dǎo)干部和管理人員的選拔、考核以及培訓(xùn)。

　　第一節(jié) 文件筐測驗(yàn)的概念及特點(diǎn)

　　一、文件筐測驗(yàn)的概念

　　文件筐測驗(yàn)，通常又叫公文處理測驗(yàn)，是評價(jià)中心最常用和最核心的技術(shù)之一。文件筐測驗(yàn)是情境模擬測試的一種，是評價(jià)應(yīng)試者能否勝任特定管理崗位的常用情境模擬技術(shù)之一。公務(wù)員面試文件筐測驗(yàn)手段最初來自于企業(yè)選拔領(lǐng)導(dǎo)干部時(shí)常用的方法，目前廣泛應(yīng)用于領(lǐng)導(dǎo)行為、培訓(xùn)、工作滿意度、績效評估、組織公民行為、組織信息加工、決策、壓力管理、組織氣氛等諸多領(lǐng)域的研究。

　　公務(wù)員面試的主要目的是要考核應(yīng)試者的基本素質(zhì)是否與公務(wù)員崗位要求相匹配，尤其要考核應(yīng)試者處理公文的能力。由于申論目前采用提出問題、分析問題與解決問題的模式，在一定程度上不能充分地考核應(yīng)試者處理公文的能力。而文件筐測驗(yàn)方法則恰恰是針對這一缺陷而設(shè)計(jì)的面試方法。在這種測評方法中，要求應(yīng)試者閱讀和處理備忘錄、信函等一系列文字材料，其涉及的問題隨應(yīng)試者擬任崗位的要求不同而變化。例如，如果是錄用一般管理崗位的人員，問題可能僅僅涉及理解并遵循指令，安排日常事務(wù)性工作，文稿歸類整理，協(xié)調(diào)各方面執(zhí)行等任務(wù)，而對于高層次的管理人員，則可能涉及十分廣泛的問題，諸如人事安排、人事關(guān)系、財(cái)政支出與控制下屬的能力、內(nèi)部關(guān)系和組織結(jié)構(gòu)等。這些信件有來自上級和下級的，有組織內(nèi)外部各種典型問題和任務(wù)，有日常瑣事，也有重要大事。它要求應(yīng)試者在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將這些公文處理完畢并采取措施或做出決定，但在處理的過程中一般沒有其他人的協(xié)助。通過這種測評方法，考官可以較好地觀察到應(yīng)試者對公文的處理是否有輕重緩急之分，是有條不紊地處理并適當(dāng)?shù)卣埵旧霞壔蚴跈?quán)下屬，還是拘泥于細(xì)節(jié)，雜亂無章地處理，由此來反映應(yīng)試者在管理方面的計(jì)劃能力、組織協(xié)調(diào)能力、判斷能力、溝通能力、決策能力以及領(lǐng)導(dǎo)能力等。此外，還反映了對信息的收集和利用能力、處理問題的條理性和靈活性以及對他人的敏感性等等。

　　在公務(wù)員面試中，文件筐測驗(yàn)往往用于在限定角色、限定時(shí)間、限定背景、限定條件的前提下，通過要求應(yīng)試者處理諸如記錄、報(bào)告、請示、聲明、通知、總結(jié)、函電函件、備忘錄、待審批簽發(fā)的文件、統(tǒng)計(jì)資料和報(bào)表等日常公務(wù)來考查應(yīng)試者的計(jì)劃、組織、預(yù)測、決策和溝通等能力。一般只給日歷、背景介紹、測驗(yàn)提示和紙筆，應(yīng)試者在沒有旁人協(xié)助的情況下回復(fù)函電，擬寫指示，做出決定，以及安排會議。評分除了看書面結(jié)果外，還要求應(yīng)試者對其問題處理方式做出解釋，根據(jù)其思維過程予以評分。

　　二、文件筐測驗(yàn)的特點(diǎn)

　　文件筐測驗(yàn)把應(yīng)試者置于模擬的工作情境中去完成一系列的工作，與通常的紙筆測驗(yàn)相比，顯得生動而不呆板，較能反映應(yīng)試者的真實(shí)能力與水平；與結(jié)構(gòu)化面試、無領(lǐng)導(dǎo)小組討論等其他測評技術(shù)相比，它提供給應(yīng)試者的背景信息和測驗(yàn)材料以及應(yīng)試者的作答都是以書面形式完成的，一方面考慮到應(yīng)試者在日常工作中接觸和處理大量文件的需要，另一方面也為每一位應(yīng)試者提供了工作的前提條件和機(jī)會相等的情境。文件筐測驗(yàn)可以同時(shí)對大批量的應(yīng)試進(jìn)行測試，這也是其他情境測驗(yàn)所無法比擬的。

　　文件筐測驗(yàn)是評價(jià)擔(dān)任特定職務(wù)的管理人員在典型職業(yè)環(huán)境中獲取、研究有關(guān)資料，得體處理各類信息，準(zhǔn)確做出管理決策，有效開展指揮、協(xié)調(diào)和控制等工作及其現(xiàn)場行為表現(xiàn)的綜合性測驗(yàn)。文件筐測驗(yàn)作為評價(jià)技術(shù)手段體系的一個(gè)重要組成部分，一直被認(rèn)為是選拔領(lǐng)域有效的甄選工具之一。與其他面試方法相比，文件筐測驗(yàn)具有全面性、針對性、準(zhǔn)確性、公平性、復(fù)雜性、難以把握等特點(diǎn)。

　　第二節(jié) 文件筐測驗(yàn)的適用范圍

　　由于文件筐測驗(yàn)可以將管理情境中可能遇到的各種典型問題抽取出來，以書面的形式讓應(yīng)試者來處理，所以它可以考查應(yīng)試者多方面的管理能力，特別是計(jì)劃能力、分析和判斷問題的能力、給下屬布置工作并進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督的能力、決策能力等。歸納起來，主要有以下兩類：

　　一、與事有關(guān)的能力

　　文件筐的各種公文都會涉及組織中的各種事件，應(yīng)試者搜集和利用信息（洞察問題）的能力首先會體現(xiàn)其中，另外有的事情是需要應(yīng)試者做出分析、綜合、判斷的，有的事情需要做出決策，有的事情需要組織、計(jì)劃、協(xié)調(diào)，有的還需要分派任務(wù)（授權(quán)），而且在紛繁復(fù)雜的事情中需要分清輕重緩急，因此這些能力都可以在文件筐測驗(yàn)中得到反映。同時(shí)由于與其他測評方法相比，此法提供給應(yīng)試者的測驗(yàn)材料和作答都是以書面形式來實(shí)現(xiàn)的，所以還能有效地測察應(yīng)試者的文字與寫作能力。

　　二、與人有關(guān)的能力

　　在公文中會提到各種各樣的人物以及他們之間的關(guān)系，這些文件也是來自不同的人，設(shè)計(jì)得好，文件筐測驗(yàn)會把人物的特點(diǎn)勾勒得淋漓盡致。應(yīng)試者除了善于處理公文中的事情之外，還要對文件有關(guān)的人非常敏感，而且很多情況下，事情處理得是否得當(dāng)就取決于是否能夠正確理解人的意圖、愿望、性格特點(diǎn)和人物之間的關(guān)系。因此，在文件筐測驗(yàn)中也能很好地測量與人打交道的能力，盡管這種能力是通過書面的形式間接表現(xiàn)出來的。

　　由于文件筐的內(nèi)容不盡相同，所以每次測驗(yàn)的角度也是根據(jù)實(shí)際情況而定的。總的說來，文件筐測驗(yàn)的評分角度主要有三個(gè)方面：

　　1.明確單個(gè)公文的考查要點(diǎn)，針對每個(gè)要點(diǎn)的答題情況進(jìn)行評分。

　　2.從所有公文的總體進(jìn)行分析，看應(yīng)試者是否能夠充分認(rèn)識到各個(gè)文件之間的關(guān)聯(lián)，對所提供的背景信息能否充分地利用，對各個(gè)人物在組織中的角色是否有較為準(zhǔn)確的認(rèn)識，是否可以通過對一些數(shù)據(jù)的分析得出相應(yīng)的結(jié)論；看應(yīng)試者是否對時(shí)間有敏感性，能否較為迅速地發(fā)現(xiàn)被拖延的公文，在分清時(shí)間先后順序的同時(shí)是否能夠敏銳地發(fā)現(xiàn)時(shí)間沖突，并在此基礎(chǔ)上分清事情的輕重緩急，合理安排自己的工作；看應(yīng)試者整體的文字表達(dá)能力如何，是否能夠用清晰、簡潔的語言來傳達(dá)信息或分配任務(wù)，以及對處理公文的一些基本格式和規(guī)則的了解程度如何。當(dāng)然，每一份公文并不一定只是考評一個(gè)要點(diǎn)或角度，也可以同時(shí)考查多個(gè)。

　　3.在測驗(yàn)的時(shí)候，還可以通過現(xiàn)場或者錄像觀察應(yīng)試者處理公文的方式。有的應(yīng)試者可能比較講究效率，在看清測驗(yàn)要求之后就奮筆疾書，按照公文的先后順序回答問題，并用一、二、三等數(shù)字來體現(xiàn)答題的邏輯性；有的應(yīng)試者可能會從整體上考慮公文之間的聯(lián)系，在附加的日歷上做一些必要的標(biāo)注，挑選出最重要或者最緊急的事情首先處理，然后才回答其他的。這一方面可以體現(xiàn)應(yīng)試者的行為風(fēng)格，另一方面也可以間接反映他的管理意識和能力，可以在相應(yīng)的難度上增加適當(dāng)?shù)姆謹(jǐn)?shù)。

　　概括起來，文件筐測驗(yàn)可以考查的素質(zhì)主要有：管理人員計(jì)劃、組織、預(yù)測、決策和溝通能力。個(gè)體水平和群體水平是企業(yè)管理團(tuán)隊(duì)核心能力的標(biāo)尺，對于企業(yè)可持續(xù)發(fā)展力的保持和提升具有重大意義。五大能力的考查是文件筐測驗(yàn)關(guān)注的焦點(diǎn)。