第二節(jié)常用公文寫作

　　一、通告

　　(一)通告的分類

　　1.周知性通告突出周知性，政府機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位均可使用。

　　2.規(guī)定性通告突出規(guī)定性，只限行政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或者機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)部門使用。

　　(二)通告的寫作

　　1.規(guī)定性通告的標(biāo)題通常要寫明事由、文種，重要的通告還要寫明發(fā)文機(jī)關(guān)。

　　2.通告的正文通常由通告緣由、通告事項(xiàng)、通告結(jié)語組成。

　　——通告緣由通常用“為了……，根據(jù)……，特通告如下”的句式寫明發(fā)布通告的目的、依據(jù)和原因;也有些針對(duì)存在問題作出相應(yīng)規(guī)定的通告，開頭簡(jiǎn)要說明存在問題的情況、嚴(yán)重性和緊迫感，再引出下文。

　　——通告事項(xiàng)是正文的主體，寫明需要大家知道或者遵守的事項(xiàng)，要寫得具體明確，簡(jiǎn)潔明白。周知性通告的事項(xiàng)通常比較單一，篇幅很簡(jiǎn)短;規(guī)定性通告一般都分條寫明應(yīng)當(dāng)遵守的有關(guān)事項(xiàng)。

　　——通告常用“特此通告”作結(jié)語。有的通告事項(xiàng)寫完即結(jié)束全文，也可不再寫結(jié)語。有的也以提出希望或執(zhí)行要求作結(jié)。

　　3.無論是張貼的或者登報(bào)的通告，落款處都應(yīng)寫明發(fā)文單位和成文日期。

　　4.內(nèi)容簡(jiǎn)單的通告常采用篇段合一式結(jié)構(gòu)，內(nèi)容稍多的通告則常用總分條文式結(jié)構(gòu)。

　　5.注意通告與公告的區(qū)別。

　　二、通知

　　(一)通知的特點(diǎn)和用途

　　1.應(yīng)用廣泛，使用頻率高。一切機(jī)關(guān)、單位、團(tuán)體都可以用通知來告知、傳達(dá)某種意向或事項(xiàng)。

　　2.有一定的權(quán)威性。大多數(shù)通知對(duì)受文對(duì)象總是有所要求，總是提出了需要執(zhí)行或辦理的事項(xiàng)，有一定的指揮、指導(dǎo)作用。

　　3.有明顯的時(shí)效性。

　　通知可用來處理以下事項(xiàng)：批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)、單位的公文;轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)的公文：轉(zhuǎn)發(fā)同級(jí)機(jī)關(guān)的公文;轉(zhuǎn)發(fā)不相隸屬機(jī)關(guān)、單位的公文;發(fā)布行政規(guī)章和管理規(guī)章：傳達(dá)要求下級(jí)辦理或執(zhí)行的事項(xiàng);傳達(dá)需要有關(guān)單位周知的事項(xiàng)。任免和聘用有關(guān)人員。

　　(二)通知的分類

　　1.布置工作的通知即工作通知。

　　2.召開會(huì)議的通知即會(huì)議通知。

　　3.批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)文件和發(fā)布規(guī)章、管理規(guī)章的通知上級(jí)機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)下級(jí)的文件，可用批轉(zhuǎn)性通知;下級(jí)機(jī)關(guān)照轉(zhuǎn)上級(jí)文件、同級(jí)或不相隸屬的機(jī)關(guān)之間照轉(zhuǎn)文件，均可用轉(zhuǎn)發(fā)性通知。

　　4.任免通知用于任免、聘用有關(guān)人員。

　　5.公布某些專門事項(xiàng)的通知即事項(xiàng)通知。這類通知主要起知照性作用，設(shè)置機(jī)構(gòu)、啟用印章、更正文件、遷址辦公等等專門事項(xiàng)，均用這類通知。

　　(三)通知的基本結(jié)構(gòu)和寫法

　　各類通知均可按以下結(jié)構(gòu)來組織全文。

　　1.標(biāo)題除極簡(jiǎn)單的事情，標(biāo)題可只寫“XX通知”(如會(huì)議通知、停電通知)外，一般說來，應(yīng)在“通知”前加上發(fā)文機(jī)關(guān)名稱和事由。

　　2.主送機(jī)關(guān)指受文單位名稱和個(gè)人稱謂。該寫的受文單位和個(gè)人不要遺漏，以免誤事。

　　3.正文是通知的主要內(nèi)容。起草時(shí)要交代清楚發(fā)文的原因、意圖和目的，通知的什么事情，有哪些具體要求和意見，受文單位應(yīng)如何辦理。

　　正文的結(jié)構(gòu)大體說來，可以有三種寫法：

　　總分條文式 引言之后將通知事項(xiàng)分為幾點(diǎn)，用順序號(hào)分條擬寫，這樣寫的好處是條理清楚，一目了然。

　　歸納式按接性質(zhì)將正文分為幾大部分，如原因、要求、具體措施等等，每一部分集中說明一方面的事情，使受文者易于掌握和遵照辦理。

　　篇段合一式有些內(nèi)容簡(jiǎn)單的通知，正文不再分條分部分，通篇就是一段話甚至一句話。

　　4.落款在正文右下方注明發(fā)文機(jī)關(guān)和成文日期。

　　(四)撰寫各類通知的注意事項(xiàng)

　　1.工作通知這類通知的正文包括通知緣由、通知事項(xiàng)、通知要求。它通常采用總分條文式結(jié)構(gòu)。

　　例如：

　　四川省人民政府關(guān)于深入開展農(nóng)田水利基本區(qū)設(shè)的通知各市、州、縣人民政府，各地區(qū)行署，省政府各部門：

　　9月18日，國(guó)務(wù)院召開了全國(guó)農(nóng)田水利基本建設(shè)電視電話會(huì)議;9月上旬，省委、省政府在巴中地區(qū)通江縣召開了全省農(nóng)田水利基本建設(shè)工作會(huì)議。為了認(rèn)真貫徹落實(shí)好這兩次會(huì)議的精神，在今冬明春更大規(guī)模地掀起農(nóng)田水利基本建設(shè)的高潮，為明年抗災(zāi)奪豐收打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，特作如下通知。

　　一、深化認(rèn)識(shí)。……

　　二、明確任務(wù)�！�…

　　三、突出重點(diǎn)。……

　　四、發(fā)動(dòng)群眾�！�…

　　五、增加投入�！�…

　　六、確保質(zhì)量�！�…

　　七、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。各地要切實(shí)加強(qiáng)對(duì)農(nóng)田水利基本建設(shè)的領(lǐng)導(dǎo)，政府主要領(lǐng)導(dǎo)要親自抓，分管領(lǐng)導(dǎo)要具體抓，“一班人”要共同抓。要精心組織，周密部署，明確任務(wù)，制定措施，落實(shí)責(zé)任。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要改進(jìn)工作作風(fēng)，深入第一線，帶頭參加義務(wù)勞動(dòng)，開展調(diào)查研究，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題。要繼續(xù)在全省范圍內(nèi)開展“李冰杯”農(nóng)田水利基本建設(shè)競(jìng)賽活動(dòng)，實(shí)行以獎(jiǎng)代補(bǔ)的激勵(lì)機(jī)制。各級(jí)各部門要主動(dòng)配合，積極參與，搞好服務(wù)，打好總體戰(zhàn)。

　　一九九六年九月二十四日

　　(印章)

　　(1)通知緣由這部分組成了通知的引言部分�；蚪榻B背景，概述情況，分析形勢(shì);或肯定成績(jī)，指出問題;或說明依據(jù)，闡明發(fā)通知的目的、意義或指導(dǎo)思想：或上述內(nèi)容綜合說明、闡述。

　　總之，要盡可能在這部分顯示文章的主旨，表明通知的思路。

　　多數(shù)工作通知采用了總分思路，常常開門見山地在通知緣由部分揭示全文主旨。如上文。

　　少數(shù)工作通知也采用了遞進(jìn)思路。一種是針對(duì)存在嚴(yán)重問題說明情況，分析存在問題的原因和嚴(yán)重危害性，進(jìn)而在此基礎(chǔ)上提出解決問題的辦法的通知。這種通知引言部分一般較長(zhǎng)，至少循提出問題—分析問題—解決問題的遞進(jìn)思路將引言分為了三個(gè)層次。如下面例文。

　　國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于繼續(xù)深入開展嚴(yán)厲打擊制售假冒偽劣商品違法犯罪活動(dòng)聯(lián)合行動(dòng)的通知各省、自治區(qū)、直轄市人民政府，國(guó)務(wù)院各部門：

　　《國(guó)務(wù)院關(guān)于開展嚴(yán)厲打擊制售假冒偽劣商品違法犯罪活動(dòng)聯(lián)合行動(dòng)的通知》(國(guó)發(fā)[2000]32號(hào))下發(fā)以后，各地區(qū)各部門高度重視，廣大人民群眾積極參與，新聞單位密切配合，集中力量開展了打擊制售假冒偽劣商品違法犯罪活動(dòng)的聯(lián)合行動(dòng)(以下簡(jiǎn)稱打假聯(lián)合行動(dòng))，有力地打擊了制假售假違法犯罪分子的囂張氣焰，一些危害性大、群眾反映強(qiáng)烈的制假售假現(xiàn)象在一定程度上得到遏制，取得了階段性成果。

　　但是，由于歷史和社會(huì)的諸多因素，假冒偽劣商品泛濫的局面還沒有從根本上扭轉(zhuǎn)，加之少數(shù)地區(qū)的領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)打假工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，地方保護(hù)主義嚴(yán)重，打假工作面臨的形勢(shì)仍然十分嚴(yán)峻。

　　國(guó)務(wù)院決定，把打假工作作為整頓和規(guī)范市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)秩序的重要內(nèi)容，在前一階段打假聯(lián)合行動(dòng)的基礎(chǔ)上，以食品、藥品、農(nóng)業(yè)生產(chǎn)資料、棉花、拼裝汽車為重點(diǎn)，繼續(xù)深入開展聲勢(shì)浩大、專群結(jié)合、扎實(shí)有效的打假專項(xiàng)斗爭(zhēng)，通過對(duì)重點(diǎn)商品、重點(diǎn)市場(chǎng)、重點(diǎn)地區(qū)的專項(xiàng)整治，力爭(zhēng)在年內(nèi)使假冒偽劣商品泛濫的局面進(jìn)一步得到扭轉(zhuǎn)。各地區(qū)各部門要認(rèn)真貫徹落實(shí)全國(guó)整頓和規(guī)范市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)秩序工作會(huì)議精神，進(jìn)一步提高認(rèn)識(shí)，統(tǒng)一思想，再接再厲，把打假聯(lián)合行動(dòng)引向深入。

　　為了切實(shí)做好當(dāng)前的打假工作，經(jīng)國(guó)務(wù)院同意，現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下：

　　一、明確分工，聯(lián)合行動(dòng)……

　　二、地方負(fù)責(zé)，落實(shí)責(zé)任制……

　　三、依法行政，嚴(yán)格執(zhí)法……

　　四、打防結(jié)合，綜合治理……

　　五、查處大案要素，抓好督促檢查……

　　打擊制售假冒偽劣商品的違法犯罪活動(dòng)，是整頓和規(guī)范市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)秩序的重大舉措，各地區(qū)、各部門要進(jìn)一步統(tǒng)一思想，振奮精神，克服畏難和厭戰(zhàn)情緒，齊心協(xié)力，重拳打假，為維護(hù)我國(guó)正常的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)秩序作出更大的貢獻(xiàn)。

　　國(guó)務(wù)院辦公廳

　　二○○一年五月七日

　　這種結(jié)構(gòu)的主旨就不是在開頭段即提出問題的層次擺出來，而是在解決問題的部分提出主旨(下面加點(diǎn)的語句)。這既是在提出問題、分析問題的基礎(chǔ)上水到渠成地得出結(jié)論，又起到承上啟下的作用，引出了下文通知事項(xiàng)的具體措施。

　　(2)通知事項(xiàng)這是工作通知的主要部分，要寫明做什么、怎么做，即寫明工作任務(wù)、原則規(guī)定、執(zhí)行要求、具體措施、注意事項(xiàng)等。這部分通常采用條文式，大體有三種方法擬寫條文。

　　一種是條文內(nèi)容較為豐富的，常在每一條開頭用一句話概括本條主要精神形成條旨句，然后圍繞條旨句展開條文內(nèi)容。這樣寫提綱挈領(lǐng)，觀點(diǎn)鮮明，易于把握全文重點(diǎn)，理解通知精神。如上面例文就是這種寫法。

　　一種是在第一條開頭用一個(gè)名詞性偏正短語(詞組)提示本條內(nèi)容范圍。有人稱其為條首句，其實(shí)它還沒有形成句子而是短語(詞組)。如《國(guó)務(wù)院關(guān)于進(jìn)行第三次全國(guó)工業(yè)普查的通知》中，通知事項(xiàng)5條條文的首句分別是“普查的目的、普查的對(duì)象和主要內(nèi)容、普查的進(jìn)度安排、普查的費(fèi)用、普查的組織與實(shí)施”。這樣寫條文清晰，易于把握全文內(nèi)容的范圍。

　　有的在印制通知時(shí)，常將條旨句、條首句印為黑體字，以使其更醒目。

　　第三種是有些條文內(nèi)容比較簡(jiǎn)單的，也可不要條旨句、條首句，而是直接陳述條文內(nèi)容。

　　(3)通知要求即通知的結(jié)語部分。以要求、希望來結(jié)束全文，是工作通知寫法上的一個(gè)特點(diǎn)。也有的通知不寫這部分，通知事項(xiàng)言盡文止。

　　2.會(huì)議通知

　　這類通知寫法比較簡(jiǎn)單、靈活。

　　一種是通過文件傳遞渠道發(fā)出的會(huì)議通知，這種通知一般應(yīng)寫明召開會(huì)議的原因、目的、會(huì)議名稱、主要議題、到會(huì)人員、會(huì)議及報(bào)到時(shí)間、地點(diǎn)、需要準(zhǔn)備的材料等。有些通知還應(yīng)寫明赴會(huì)的交通路線及交通工具運(yùn)營(yíng)班次或接待安排，以方便遠(yuǎn)方赴會(huì)的人。應(yīng)做到內(nèi)容周密、語言清楚、表述準(zhǔn)確。他也常采用總分條文式或條文式，有的在條首標(biāo)明“會(huì)議議題、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、出席人員”之類。

　　一種是供機(jī)關(guān)、單位內(nèi)部張貼或廣播的周知性會(huì)議通知，這種通知正文開頭可不寫受文對(duì)象，在通知事項(xiàng)中說明出席人員。語言力求簡(jiǎn)短、明白。例如：

　　會(huì)議通知

　　經(jīng)局長(zhǎng)辦公會(huì)商定，于5月20日(星期一)下午2至4時(shí)在本局第一會(huì)議室召開全局職工大會(huì)，傳達(dá)市政府整頓機(jī)關(guān)作風(fēng)工作會(huì)議精神，布置我局整改工作。請(qǐng)準(zhǔn)時(shí)出席。

　　x x市人事局辦公室

　　二○○二年五月十六日

　　一種是傳閱式會(huì)議通知，受文對(duì)象不在正文開頭，常在正文之后用“此致”引出受文對(duì)象，或在通知后面附表列出出席會(huì)議人員名單，供簽“知”用。這種通知也可事先印成表格式，將有關(guān)內(nèi)容填入就行了。

　　3.批轉(zhuǎn)、發(fā)布性通知這類通知應(yīng)注意行文的完整性。這類通知是針對(duì)被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件或發(fā)布的行政規(guī)章而發(fā)的，通知成了正件，原文件或規(guī)章成了附件。正件、附件一起，組成了完整的通知。

　　例如：

　　成都市人民政府批轉(zhuǎn)市計(jì)委、外經(jīng)委關(guān)于鼓勵(lì)外商投資我市服務(wù)貿(mào)易領(lǐng)域意見的通知各區(qū)(市)縣人民政府

　　市計(jì)委、市外經(jīng)委《關(guān)于鼓勵(lì)外商投資我市服務(wù)貿(mào)易領(lǐng)域的意見》已經(jīng)市政府同意，現(xiàn)批轉(zhuǎn)給你們，請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行。

　　二○○一年三月二十一日(印章)

　　《關(guān)于鼓勵(lì)外商投資我市服務(wù)貿(mào)易領(lǐng)域的意見》(略)

　　批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知的正文包括兩個(gè)部分：轉(zhuǎn)發(fā)對(duì)象和批注意見。轉(zhuǎn)發(fā)對(duì)象要寫明文件名稱及原發(fā)文單位;批注意見要寫明對(duì)所轉(zhuǎn)發(fā)文件的態(tài)度、意見和執(zhí)行要求。

　　發(fā)布行政規(guī)章、規(guī)章制度、管理規(guī)章的通知正文寫祛比較簡(jiǎn)單，一般寫上“現(xiàn)將《xx(規(guī)章或管理規(guī)章名稱)》印發(fā)給你們，望認(rèn)真貫徹執(zhí)行”即可。有的還要寫明批準(zhǔn)、通過的依據(jù)、時(shí)間、形式或生效日期，有的簡(jiǎn)要寫明規(guī)章或規(guī)章制度的基術(shù)精神和貫徹執(zhí)行的原則意見。

　　基層機(jī)關(guān)單位層層轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)有關(guān)文件的通知，在標(biāo)題中往往會(huì)出現(xiàn)兩個(gè)以上的“關(guān)于”和“通知”，結(jié)構(gòu)顯得累贅�？珊�(jiǎn)化這種標(biāo)題，省略掉中間轉(zhuǎn)發(fā)的層層過橋，直轉(zhuǎn)最上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)發(fā)文標(biāo)題，而正文中說明轉(zhuǎn)發(fā)情況。例如：

　　××縣糧食局轉(zhuǎn)發(fā)《x x市糧食局轉(zhuǎn)發(fā)<省糧食局轉(zhuǎn)發(fā)[國(guó)內(nèi)貿(mào)易部關(guān)于報(bào)送來信來訪工作統(tǒng)計(jì)的通知〕的通知)的通知》的通知

　　可改寫為《xx縣糧食局轉(zhuǎn)發(fā)國(guó)內(nèi)貿(mào)易部關(guān)于報(bào)送來信來訪工作統(tǒng)計(jì)的通知的通知》，就簡(jiǎn)明多了。而在正文中可以寫道：“近日，我們收到了省糧食局、市糧食局轉(zhuǎn)發(fā)的《xx通知》”，這樣，有利于上下級(jí)關(guān)系的協(xié)調(diào)。