(二)請(qǐng)示的寫作

　　請(qǐng)示的結(jié)構(gòu)是相對(duì)穩(wěn)定的。

　　1.標(biāo)題不能把文種“請(qǐng)示”誤為“請(qǐng)示報(bào)告”、“報(bào)告”或者“申請(qǐng)”;標(biāo)題中的事由要明確，語(yǔ)言要簡(jiǎn)明。不宜寫為“關(guān)于請(qǐng)求(或申請(qǐng))xxxx的請(qǐng)示”，“請(qǐng)示”本身就含有請(qǐng)求、申請(qǐng)的意思了。

　　2.主送機(jī)關(guān)一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，如需同時(shí)送其他機(jī)關(guān)，應(yīng)用抄送形式。

　　3.正文請(qǐng)示正文一般由請(qǐng)示原因、請(qǐng)示事項(xiàng)和請(qǐng)示結(jié)語(yǔ)三部分組成。

　　請(qǐng)示原因應(yīng)簡(jiǎn)明扼要而又充分地陳述請(qǐng)示的原因、依據(jù)。在概述情況時(shí)，不能籠統(tǒng)、含糊;在陳述困難時(shí)，不能夸大事實(shí)。這部分仍然不是請(qǐng)示的重點(diǎn)所在，是為請(qǐng)示事項(xiàng)作鋪墊的。因此，不要輕重倒置，喧賓奪主。

　　請(qǐng)示事項(xiàng)這是文章重點(diǎn)，是請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)給予指示、批復(fù)、答復(fù)的具體事項(xiàng)。內(nèi)容要具體，所提建議和要求要切實(shí)可行：用語(yǔ)要明確肯定，不能含糊其辭;若內(nèi)容稍多時(shí)，可分條列項(xiàng);語(yǔ)氣要得體，一般應(yīng)寫“擬”怎么辦，而不能寫“決定“怎么辦，因既已“決定”就不必請(qǐng)示了。

　　請(qǐng)示結(jié)語(yǔ)常用“妥否、請(qǐng)批復(fù)”、“特此請(qǐng)示，請(qǐng)予審定”、“請(qǐng)批準(zhǔn)”“請(qǐng)審批”等慣用語(yǔ)。不要用“可否(妥否、當(dāng)否)，請(qǐng)批準(zhǔn)”之類不合邏輯的用語(yǔ)作結(jié)。

　　正文根據(jù)內(nèi)容多少，可分別采用篇段合一式、三段式、總分條文式。不論采用哪種結(jié)構(gòu)，請(qǐng)示總是循請(qǐng)示原因—請(qǐng)示事項(xiàng)—請(qǐng)示要求的遞進(jìn)思路成文的。

　　(三)撰寫請(qǐng)示的注意事項(xiàng)

　　1.內(nèi)容力求單一，應(yīng)一文一事。

　　2.制發(fā)請(qǐng)示時(shí)要注意與上下左右各方面的協(xié)調(diào)。請(qǐng)示不宜多頭主送、多級(jí)主送，一般只主送一個(gè)直接上級(jí)。除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項(xiàng)外，請(qǐng)示不得直接主送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人，更不應(yīng)同時(shí)主送多位領(lǐng)導(dǎo)，以免因違反行文制度或者領(lǐng)導(dǎo)批示的不盡一致而誤時(shí)誤事。

　　請(qǐng)示一般不得越級(jí)上報(bào)。

　　請(qǐng)示不得抄送一下級(jí)機(jī)關(guān)、單位，以免在上級(jí)作出批復(fù)表明態(tài)度前造成混亂。

　　3.注意請(qǐng)示與報(bào)告的區(qū)別。

　　4.正式印發(fā)請(qǐng)不送上級(jí)時(shí)，應(yīng)在文頭注明簽發(fā)人、會(huì)簽人姓名。

　　六、批復(fù)

　　(一)批復(fù)的特點(diǎn)

　　批復(fù)個(gè)顯著特點(diǎn)就是有針對(duì)性。

　　它總是針對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)、單位呈報(bào)的請(qǐng)示被動(dòng)行文。上級(jí)決不會(huì)主動(dòng)發(fā)出批復(fù)，總是下級(jí)有請(qǐng)示，上級(jí)才有批復(fù)。

　　批復(fù)內(nèi)容總是針對(duì)下級(jí)來(lái)文的請(qǐng)示事項(xiàng)作出答復(fù)的。批復(fù)事項(xiàng)緊扣請(qǐng)示事項(xiàng)明確作答，不能答非所問，復(fù)非所求，節(jié)外生枝。

　　批復(fù)的主送對(duì)象一般就是請(qǐng)示的發(fā)文單位，有時(shí)甚至標(biāo)題就體現(xiàn)出針對(duì)性而與其他公文不同。例如《國(guó)家稅務(wù)總局關(guān)于中外合資企業(yè)北京中燕有限公司不享受“內(nèi)資”福利企業(yè)稅收優(yōu)惠政策問題對(duì)北京市稅務(wù)局的批復(fù)》，標(biāo)題中就寫明了受文機(jī)關(guān)。

　　(二)批復(fù)的寫法

　　批復(fù)的結(jié)構(gòu)和寫法都比較穩(wěn)定。

　　例如：

　　國(guó)務(wù)院關(guān)于同意四川省撤銷溫江縣設(shè)立成都市溫江區(qū)的批復(fù)

　　四川省人民政府：

　　你省《關(guān)于撤銷溫江縣設(shè)置溫江區(qū)的請(qǐng)示》(川府〔2001〕75號(hào))收悉。同意撤銷溫江縣，設(shè)立成都市溫江區(qū)，以原溫江縣的行政區(qū)域?yàn)闇亟瓍^(qū)的行政區(qū)域。區(qū)人民政府駐柳城鎮(zhèn)。

　　溫江區(qū)的各類機(jī)構(gòu)要按照“精簡(jiǎn)、效能”的原則設(shè)置，所需經(jīng)費(fèi)和人員編制由你省自行解決。

　　國(guó)務(wù)院

　　二○○二年四月十四日

　　1.標(biāo)題除按公文標(biāo)題的通常寫法外，還可把主送機(jī)關(guān)、單位寫進(jìn)標(biāo)題。如前面提到的例子。

　　2.主送機(jī)關(guān)一般就是呈報(bào)請(qǐng)示來(lái)文的發(fā)文機(jī)關(guān)。

　　3.正文包括批復(fù)對(duì)象、批復(fù)事項(xiàng)和批復(fù)結(jié)語(yǔ)三部分。

　　(1)批復(fù)對(duì)象指批復(fù)所針對(duì)的請(qǐng)示事項(xiàng)。必須在正文開頭引述來(lái)文的標(biāo)題、文號(hào)，有的還極其簡(jiǎn)要地直接引述來(lái)文所請(qǐng)示的事項(xiàng)。引述應(yīng)十分簡(jiǎn)練，一般都用一句話說(shuō)清楚。

　　(2)批復(fù)事項(xiàng)是批復(fù)的主要部分，它要針對(duì)請(qǐng)示事項(xiàng)給予明確答復(fù)或具體指示。批復(fù)內(nèi)容應(yīng)一文一事。對(duì)一下級(jí)請(qǐng)示事項(xiàng)的答復(fù)，應(yīng)態(tài)度鮮明，觀點(diǎn)明確，語(yǔ)言簡(jiǎn)潔明了，不能模棱兩可，含糊其辭，使下級(jí)無(wú)所適從。

　　(3)批復(fù)結(jié)語(yǔ)一般在正文末尾寫上“特此批復(fù)”并加上句號(hào)。若緊縮寫為“此復(fù)”，也要加卜句號(hào)。少數(shù)批復(fù)也在結(jié)語(yǔ)部分簡(jiǎn)要提出執(zhí)行要求。

　　正文視內(nèi)容多少，可分別采用篇段合一式、三段式(三部分各一段)、兩段式(省去結(jié)語(yǔ)部分)或總分條文式結(jié)構(gòu)。

　　4.落款注明發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期。

　　七、函

　　(一)函的用途

　　函的應(yīng)用范圍比較廠一泛，加之行文比較自由，印發(fā)方便，傳遞靈活，使用簡(jiǎn)便，因而使用頻率亦較高。它可具體用于以下幾個(gè)方面。

　　1.平級(jí)機(jī)關(guān)或不相隸屬的機(jī)關(guān)單位之間的公務(wù)聯(lián)系、往來(lái);

　　2. 向無(wú)上下級(jí)隸屬關(guān)系的業(yè)務(wù)主管部門請(qǐng)示批準(zhǔn)有關(guān)事項(xiàng);

　　3.業(yè)務(wù)主管部門向無(wú)上下級(jí)隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)單位答復(fù)審批事項(xiàng);

　　4.機(jī)關(guān)單位對(duì)個(gè)人的公務(wù)聯(lián)系，如答復(fù)群眾來(lái)信之類;

　　5.上卜級(jí)機(jī)關(guān)之間涉及一些事務(wù)性的具體事項(xiàng)的聯(lián)系、詢問答復(fù)。

　　(二)函的分類

　　1.按照內(nèi)容和用途，函可以分為以下幾類。

　　(1)商洽函指用于平行機(jī)關(guān)單位之間和不相隸屬機(jī)關(guān)單位之間商洽工作、聯(lián)系有關(guān)事宜的函。例如商調(diào)干部、聯(lián)系參觀學(xué)習(xí)、查詢或了解有關(guān)人和事、洽談業(yè)務(wù)工作等。

　　(2)請(qǐng)批函指向平級(jí)的或不相隸屬的業(yè)務(wù)主管部門制發(fā)的請(qǐng)求批準(zhǔn)函，和業(yè)務(wù)主管部門向平級(jí)的或不相隸屬的機(jī)關(guān)單位制發(fā)的審批函。有關(guān)機(jī)關(guān)、單位涉及部門業(yè)務(wù)工作，需向平級(jí)的或不相隸屬的業(yè)務(wù)主管部門(例如人事局、財(cái)政局、稅務(wù)局等等)請(qǐng)求批準(zhǔn)，但又因互相之間不是上下級(jí)的隸屬關(guān)系而不宜用請(qǐng)示行文，就應(yīng)用函。同理，有關(guān)主管部門向平級(jí)的或不相隸屬的機(jī)關(guān)單位批準(zhǔn)、批復(fù)某些業(yè)務(wù)事項(xiàng)(例如干部錄用、調(diào)動(dòng)、經(jīng)費(fèi)撥付、稅收減免等等)，因無(wú)上下級(jí)的隸屬關(guān)系而不宜用批復(fù)行文，也就應(yīng)用復(fù)函了。但在實(shí)際工作中，這類函常常誤用為請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)，這是應(yīng)該格外注意的。

　　(3)詢問答復(fù)函指用于上下級(jí)機(jī)關(guān)之間互相詢問答復(fù)處理有關(guān)具體問題的函。上下級(jí)機(jī)關(guān)之間問答某個(gè)具體問題，聯(lián)系、告知或處理某項(xiàng)具體工作，而又不宜采用指示、通知、批復(fù)、報(bào)告、請(qǐng)示等文種時(shí)，則可使用函。

　　2.按照文面規(guī)格，函還可以分為公函和便函。公函的格式較為正規(guī)，它按信函式公文(函件)格式印制。便函的內(nèi)容多涉及事務(wù)性的具體事項(xiàng)，格式更為靈活、簡(jiǎn)便，寫法較自由，可不寫標(biāo)題、不編文號(hào)。便函也常不列入正式文件處理。不少機(jī)關(guān)單位有專門的便函用紙或者便函本。

　　3.按照行文方向，函又可分為去函和復(fù)函。去函也叫來(lái)函，即是主動(dòng)發(fā)出的函。復(fù)函則是回答來(lái)函、來(lái)文所提出的問題或事情，被動(dòng)發(fā)出的函件。

　　請(qǐng)求批準(zhǔn)函如：

　　四川省國(guó)家安全廳關(guān)于請(qǐng)求批準(zhǔn)錄用1996年大中專畢業(yè)生的函

　　省人事廳：

　　根據(jù)《中共四川省委組織部、四川省人事廳關(guān)于1996年省級(jí)機(jī)關(guān)錄用應(yīng)屆高校、中專校優(yōu)秀畢業(yè)生的通知》(川人〔1996〕XX號(hào))規(guī)定，我們對(duì)擬錄用到我廳機(jī)關(guān)工作的大中專畢業(yè)生按規(guī)定程序進(jìn)行了統(tǒng)一考試、面試、體檢、政審。經(jīng)廳黨組研究，擬錄用大中專畢業(yè)生24名。現(xiàn)將有關(guān)錄用審批材料報(bào)上，請(qǐng)審批。

　　附件：錄用審批材料24份

　　四川省國(guó)家安全廳

　　一九九六年三月二十五日

　　審批函例文：

　　四川省人民政府辦公廳關(guān)于同意成都市城市房屋拆遷補(bǔ)償評(píng)估管理暫行規(guī)定的函

　　成都幣人民政府：

　　你市《關(guān)于報(bào)請(qǐng)制定城市房屋拆遷補(bǔ)償評(píng)估辦法的請(qǐng)示》(成府發(fā)〔2001〕222號(hào))收悉。經(jīng)省政府研究，現(xiàn)函復(fù)如下：

　　一、根據(jù)國(guó)務(wù)院《城市房屋拆遷管理?xiàng)l例》第二十四條：“貨幣補(bǔ)償?shù)慕痤~，根據(jù)被拆遷房屋的區(qū)位、用途、建筑面積等因素，以房地產(chǎn)市場(chǎng)評(píng)估價(jià)格確定。具體辦法由省、自治區(qū)、直轄市人民政府制定�！辫b于目前制定適用全省城市房屋拆遷補(bǔ)償評(píng)估規(guī)定的條件尚不成熟，省政府原則同意成都市人民政府根據(jù)實(shí)際需要先行制定有關(guān)規(guī)定。

　　二、成都市人民政府制定城市房屋拆遷補(bǔ)償評(píng)估規(guī)定時(shí)，應(yīng)認(rèn)真考慮和吸收省級(jí)有關(guān)部門提出的修改意見(修改稿附后)，以利于與今后省政府制定的規(guī)定相銜接。同時(shí)，省人民政府的規(guī)定制定并發(fā)布后，成都市人民政府的規(guī)定內(nèi)容如果與其有抵觸或不一致的，應(yīng)按省人民政府的規(guī)定執(zhí)行。

　　附件：成都市城市房屋拆遷補(bǔ)償評(píng)估管理暫行規(guī)定(修改稿)

　　四川省人民政府辦公廳(印章)

　　二○○一年十二月二十日

　　(附件略)

　　(三)函的寫作

　　1.標(biāo)題可按公文的一般要求寫。若是去函，標(biāo)題中文種只寫“函”;若是復(fù)函，則應(yīng)寫明“復(fù)函”。

　　2.主送機(jī)關(guān)。

　　3.正文

　　這是函的主干部分，不同類型、用途的函寫法稍有不同。

　　若是商洽函、詢答函的去函，要把商洽的原委、詢問的問題、告知的情況等，寫得清楚簡(jiǎn)明，以便得到對(duì)方的支持、理解和回答。若是復(fù)函，一般要先引用來(lái)函標(biāo)題，再引文號(hào)，或者在開頭寫明“某月某日關(guān)于某個(gè)問題的來(lái)函收悉”之類，然后針對(duì)來(lái)件詢問的問題、商洽的工作給予明確答復(fù)，以示互相支持或認(rèn)真負(fù)責(zé)。正文的語(yǔ)言要得體而有分寸，要對(duì)不同的行文對(duì)象采取不同的語(yǔ)氣。要注意禮貌用語(yǔ)。正文結(jié)尾處要恰當(dāng)運(yùn)用習(xí)慣用語(yǔ)，如是去函可用“特此函告”、“請(qǐng)即函復(fù)”之類，也可寫“清予支持(協(xié)助)”，并緊接“為感”、“為荷”、“為盼”等語(yǔ)。其后都要加句號(hào)。有的也可不要結(jié)尾語(yǔ)。

　　請(qǐng)求批準(zhǔn)函的正文，亦可寫上“請(qǐng)批準(zhǔn)”、“請(qǐng)子審批”之類結(jié)語(yǔ)，以表示對(duì)業(yè)務(wù)主管部門職權(quán)的尊重(但不宜寫“請(qǐng)予指示”)。而審批函的結(jié)尾，則不必寫上“特此批復(fù)”之類，而可寫上“特此函復(fù)”之類結(jié)語(yǔ)，也表示對(duì)對(duì)方的尊重。例如：

　　四川省人事廳關(guān)于同意錄用XXX等XX名同志為國(guó)家公務(wù)員的復(fù)函

　　省安全廳：

　　你廳《關(guān)于請(qǐng)求批準(zhǔn)錄用1996年大中專畢業(yè)生的函》(國(guó)安政〔1996〕18號(hào))收悉。

　　根據(jù)《中共四川省委組織部、四川省人事廳關(guān)干部分省級(jí)機(jī)關(guān)從1996年應(yīng)屆高校、中專校優(yōu)秀畢業(yè)生中考試錄用國(guó)家公務(wù)員和機(jī)關(guān)工作人員的通知》(川人〔1996〕xx號(hào))的規(guī)定，經(jīng)考試、考核合格，同意錄用xxx籌xx名同志為國(guó)家公務(wù)員。

　　特此函復(fù)。

　　附：錄用人員名單

　　四川省人事廳印章

　　一九九六年三月二十九日

　　(附件略)

　　八、會(huì)議紀(jì)要

　　(一)會(huì)議紀(jì)要的特點(diǎn)

　　1.內(nèi)容的記實(shí)性它是在會(huì)議后期或者會(huì)后根據(jù)會(huì)議記錄和各種會(huì)議材料整理而成的，注重真實(shí)、客觀、準(zhǔn)確、全面地反映會(huì)議情況和會(huì)議精神，不容隨意深化、拔高。

　　2.表述的紀(jì)要性它不像會(huì)議記錄那樣對(duì)會(huì)議發(fā)言和會(huì)議內(nèi)容逐一記載，它是對(duì)會(huì)議結(jié)果的擇要?dú)w納。

　　3.作用的限定性它只對(duì)與會(huì)單位、與會(huì)人員或者規(guī)定的有關(guān)方面有約束力，要求他們共同遵守、執(zhí)行會(huì)議議定事項(xiàng)。若需在更大范圍內(nèi)發(fā)揮作用，則要由領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)用“通知”下發(fā)執(zhí)行。

　　(二)會(huì)議紀(jì)要的分類和作用

　　根據(jù)會(huì)議性質(zhì)的不同，會(huì)議紀(jì)要可以分為兩類：辦公會(huì)議紀(jì)要、其他會(huì)議紀(jì)要。

　　辦公會(huì)議紀(jì)要用以傳達(dá)機(jī)關(guān)、單位召開的辦公會(huì)議研究的工作、議定的事項(xiàng)和布置的任務(wù)，要求與會(huì)單位和有關(guān)方面、有關(guān)人員共同遵守、執(zhí)行。

　　其他會(huì)議紀(jì)要指專門工作會(huì)議、專題討論會(huì)、座談會(huì)、學(xué)術(shù)研究會(huì)等等會(huì)議形成的紀(jì)要。這類紀(jì)要，有的起通報(bào)會(huì)議情況的作用，使有關(guān)人員盡快知道會(huì)議的基本情況和主要精神;有的具有指導(dǎo)作用，它所傳達(dá)的會(huì)議精神，是指導(dǎo)有關(guān)方面開展工作的。

　　根據(jù)寫法的不同，會(huì)議紀(jì)要又可分為決議式紀(jì)要、概述式(綜合式)紀(jì)要和記錄式紀(jì)要三種類型。

　　(三)辦公會(huì)議紀(jì)要的寫作

　　辦公會(huì)議紀(jì)要由標(biāo)題和正文兩部分構(gòu)成。

　　標(biāo)題常寫成會(huì)議名稱加紀(jì)要的形式，如《XX市政府2006年第X次辦公會(huì)議紀(jì)要》，或者事由加紀(jì)要的形式，如《關(guān)于綜合治理XX地段社會(huì)治安現(xiàn)場(chǎng)辦公會(huì)紀(jì)要》。

　　正文可以分為兩部分。

　　第一部分是會(huì)議組織情況�？梢院�(jiǎn)要地逐一寫出會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、出席人員、主持人、列席人員、缺席人員、記錄人等，有的還寫明主要議題。辦公會(huì)議紀(jì)要常用這種寫法，以備查考，作為有關(guān)部門執(zhí)行紀(jì)要的依據(jù)。如果與議決事項(xiàng)關(guān)系不大，這部分也可以寫得更概括、簡(jiǎn)單一些，只概述一下主要的情況就行了。