4.任免通知其正文寫法極為規(guī)范、單一，只須簡明扼要地寫明任命或免職的根據(jù)和內(nèi)容。有的還要寫明任命、聘用的任期和待遇。制發(fā)任免通知一定要注意依法行文。

　　5.事項(xiàng)通知這類通知涉及的內(nèi)容和寫法都與通告、啟事相似，但用法又有不同。使用時(shí)要注意，這類通知格式簡單，大都篇段合一，直陳其事，簡明扼要;少數(shù)內(nèi)容稍多的則采用了多段式或總分條文式等結(jié)構(gòu)形式。

　　三、通報(bào)

　　(一)通報(bào)的特點(diǎn)及作用

　　通報(bào)具有知曉性和指導(dǎo)性的特點(diǎn)，它對(duì)下級(jí)和有關(guān)方面的指導(dǎo)作用重于指揮作用，主要起倡導(dǎo)、警戒、啟發(fā)、教育和溝通情況的作用。具體說來，其作用是：

　　1.嘉獎(jiǎng)和告誡作用在一定范圍內(nèi)對(duì)具體的人和事表揚(yáng)或批評(píng)，借以達(dá)到鼓勵(lì)先進(jìn)、發(fā)揚(yáng)正氣或批評(píng)錯(cuò)誤、打擊歪風(fēng)邪氣的目的。

　　2.交流作用凡傳達(dá)重要情況和知照事項(xiàng)的通報(bào)，能及時(shí)交流信息，上情下達(dá)，促進(jìn)上下級(jí)之間、有關(guān)部門之間相互了解。

　　(二)通報(bào)的分類

　　根據(jù)通報(bào)的作用和應(yīng)用范圍，可將通報(bào)分為三類。

　　1.表彰性通報(bào)用于在一定范圍內(nèi)表彰先進(jìn)。

　　2.批評(píng)性通報(bào)用于在一定范圍內(nèi)批評(píng)錯(cuò)誤，糾正不良傾向。

　　3.情況通報(bào)多用于向有關(guān)方面知照應(yīng)該掌握和了解的信息、動(dòng)態(tài)，以作為工作的參考。

　　從寫法上看，又可分直述式通報(bào)和轉(zhuǎn)述式通報(bào)。直述式通報(bào)是作者直接敘述通報(bào)事項(xiàng)，再在此基礎(chǔ)上作出分析、評(píng)價(jià)、處理。轉(zhuǎn)述式通報(bào)則是針對(duì)附件(如下級(jí)報(bào)送的情況報(bào)告、調(diào)查報(bào)告、通報(bào)、來信等等)所反映的先進(jìn)事跡、錯(cuò)誤事實(shí)或嚴(yán)重情況分析、評(píng)價(jià)，提出處理意見。

　　(三)通報(bào)的寫作

　　1.通報(bào)的一般結(jié)構(gòu)

　　(1)標(biāo)題有兩種寫法。一是公文標(biāo)題;一是新聞式雙標(biāo)題，多是正題加副題，也可寫為眉題加正題。前者突出莊重、嚴(yán)肅，后者更鮮明、醒目。

　　(2)主送機(jī)關(guān)行文對(duì)象有專指的，寫明主送機(jī)關(guān);普發(fā)性的通報(bào)，也可不寫主送機(jī)關(guān)，而在文后的發(fā)至范圍中注明。

　　(3)正文各類通報(bào)寫法上的差異體現(xiàn)在正文中，直述式和轉(zhuǎn)述式通報(bào)正文的寫法也有區(qū)別。正文通常采用遞進(jìn)式結(jié)構(gòu)，也有的情況通報(bào)采用總分條文式結(jié)構(gòu)。

　　(4) 落款注明發(fā)文機(jī)關(guān)和成文日期。

　　2.表彰性通報(bào)的寫作

　　這類通報(bào)的正文一般包括先進(jìn)事跡、先進(jìn)事跡評(píng)價(jià)、表彰決定、希望和要求四個(gè)部分。

　　先進(jìn)事跡在直述式通報(bào)中，這部分內(nèi)容直接在通報(bào)正文中敘述，寫得就詳細(xì)些。在轉(zhuǎn)述式通報(bào)中，這部分內(nèi)容己出現(xiàn)在通報(bào)后面附的材料和公文中，就不再重復(fù)敘述，只須概括地強(qiáng)調(diào)或突出要點(diǎn)。

　　先進(jìn)事跡評(píng)價(jià)著重表彰先進(jìn)事跡的通報(bào)，應(yīng)在介紹事跡的基礎(chǔ)上說明其意義，分析評(píng)議其精神實(shí)質(zhì)。著重突出先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)的通報(bào)，應(yīng)在介紹先進(jìn)事跡的基礎(chǔ)上，歸納和論述其典型經(jīng)驗(yàn)，以供人們效法、借鑒。文字要簡明，不必過多議論。

　　表彰決定要寫得具體、準(zhǔn)確，言簡意明。

　　希望和要求既包括對(duì)被表彰者的勉勵(lì)和期望，更包括對(duì)有關(guān)方面和群眾的希望和號(hào)召。要求要切實(shí)可行，符合實(shí)際;行文要有針對(duì)性，做到概括、鮮明，不千篇一律。

　　3.批評(píng)性通報(bào)的寫作

　　這類通報(bào)的懲戒作用十分突出，除在一定范圍內(nèi)批評(píng)處理錯(cuò)誤外，著重是要從中吸取教訓(xùn)，引起有關(guān)方面和干部群眾警覺，以防止類似事件再發(fā)生。

　　這類通報(bào)用于批評(píng)錯(cuò)誤、公布處分決定的，篇幅較短。除批評(píng)錯(cuò)誤、宣布處分外，側(cè)重于分析情況、總結(jié)教訓(xùn)、指導(dǎo)改進(jìn)工作的，篇幅就要長些。

　　正文包括錯(cuò)誤事實(shí)、錯(cuò)誤原因和教訓(xùn)、處理決定、希望和要求四部分，可從寫作意圖和目的出發(fā)決定取舍詳略。

　　錯(cuò)誤事實(shí)部分要圍繞通報(bào)批評(píng)的主要問題，如實(shí)反映情況。在直述式通報(bào)中這部分要詳寫，在轉(zhuǎn)述式通報(bào)中，錯(cuò)誤事實(shí)一般在附件中已經(jīng)說清楚了，通報(bào)正文對(duì)此則可從略，不必再重復(fù)贅述。

　　錯(cuò)誤原因和教訓(xùn)部分，一般要針對(duì)錯(cuò)誤事實(shí)分析原因，點(diǎn)明實(shí)質(zhì)，總結(jié)教訓(xùn)，指出危害。要寫得準(zhǔn)確中肯，實(shí)事求是，既不可無限上綱。分析評(píng)議要合情合理，令人信服。

　　處理決定部分要簡明扼要。

　　要求和希望部分是針對(duì)錯(cuò)誤及其教訓(xùn)，提出切實(shí)可行的改進(jìn)措施和要求，告誡來者，教育大家。

　　4.情況通報(bào)的寫作

　　這類通報(bào)內(nèi)容集中，多為一事一報(bào);寫作比較靈活自如，結(jié)構(gòu)因文而定。主要是據(jù)實(shí)反映情況，分析問題，有的還要針對(duì)通報(bào)的情況提出要求和希望。行文要突出重點(diǎn)，抓住本質(zhì)。無論是陳述情況的始末、發(fā)展過程，還是分析問題，都要不枝不蔓，語言要簡潔、得體。

　　四、報(bào)告

　　(一)報(bào)告的用途

　　報(bào)告可用于陳述以下幾方面事項(xiàng)：

　　1.定期或不定期地向上級(jí)匯報(bào)工作;

　　2.向上級(jí)反映情況;

　　3.答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的查詢;

　　4.說明向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送文件、物品的情況。

　　(二)報(bào)告的分類

　　報(bào)告可從不同的角度分成各種類型。

　　1.按報(bào)告內(nèi)容分類

　　工作報(bào)告用于向上級(jí)匯報(bào)工作進(jìn)程，反映工作問題，總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。

　　情況報(bào)告用于向上級(jí)反映情況，特別是反映調(diào)查了解到的重大情況、特殊情況、新情況，比較系統(tǒng)、全面地為上級(jí)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)提供社情、民情等信息動(dòng)態(tài)。

　　答復(fù)報(bào)告用于答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的查詢、提問;按要求如期匯報(bào)執(zhí)行上級(jí)機(jī)關(guān)某項(xiàng)指示、意見的結(jié)果;回答有關(guān)代表大會(huì)、委員會(huì)及其執(zhí)行機(jī)構(gòu)提出的質(zhì)詢，交付處理的提案、議案的處理意見或處理結(jié)果。

　　報(bào)送報(bào)告用于向上級(jí)機(jī)關(guān)說明報(bào)送有關(guān)文件、材料或物品的情況。

　　2.按報(bào)告寫作范圍分類

　　綜合報(bào)告用于反映一定階段、一定范圍的多方面工作情況，注重綜合、全面。

　　專題報(bào)告用于反映某一項(xiàng)專門工作或某一方面工作的情況，注重專一性。實(shí)際工作中的報(bào)告大多是這種類型。

　　綜合報(bào)告與專題報(bào)告的劃分有相對(duì)性，有時(shí)部門的綜合報(bào)告對(duì)全局而言，就成了專題報(bào)告了。

　　(三)報(bào)告的一般結(jié)構(gòu)和寫作要求

　　1.標(biāo)題有的報(bào)告因事情緊迫，還要在文種前加“緊急”二字，以便引起足夠重視。如《林業(yè)部關(guān)于搶救大熊貓的緊急報(bào)告》。

　　2.主送機(jī)關(guān)。

　　3.正文不同內(nèi)容性質(zhì)的報(bào)告，寫法不盡相同，但正文結(jié)構(gòu)一般由三部分構(gòu)成。

　　報(bào)告緣由簡明扼要地說明為什么寫報(bào)告。若無必要也可略而不述。

　　報(bào)告內(nèi)容這是正文重點(diǎn)所在。內(nèi)容較多時(shí)，可依事情的發(fā)展變化脈絡(luò)、認(rèn)識(shí)處理問題的由淺入深，以縱式結(jié)構(gòu)安排材料;也可按情況、經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)或問題的方方面面，以并列的橫式結(jié)構(gòu)安排材料，而且常分條列項(xiàng)使層次段落更分明。

　　決不能在報(bào)告中夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。

　　報(bào)告結(jié)語各類報(bào)告一般以“特此報(bào)告”、“請(qǐng)審閱”等語作結(jié)。也可以不要結(jié)語。

　　4.落款寫明發(fā)文機(jī)關(guān)和成文日期。

　　(四)各類報(bào)告正文的寫法

　　1.工作報(bào)告

　　它的正文內(nèi)容，一般包括基本情況、主要成績、經(jīng)驗(yàn)體會(huì)、存在問題、基本教訓(xùn)、今后意見等幾部分。這類報(bào)告篇幅較其他類型報(bào)告長，應(yīng)恰當(dāng)安排其層次結(jié)構(gòu)�？蓸�(biāo)出序數(shù)分條分項(xiàng)陳述，也可列小標(biāo)題分部分或分問題寫。基本情況，可簡要交代時(shí)間、背景和工作條件;主要成績，應(yīng)把工作的過程、措施、結(jié)果和成績敘述清楚;經(jīng)驗(yàn)體會(huì)，這是對(duì)工作實(shí)踐的理性認(rèn)識(shí)，要從實(shí)際工作中概括出規(guī)律性的東西來，以便指導(dǎo)今后的工作;存在問題，是寫出工作中的缺點(diǎn)與不足;基本教訓(xùn)，這是分析工作失誤的原因和反思值得吸取的教訓(xùn);今后意見，是提出改進(jìn)工作的意見，或者提出今后開展工作的建議。不同類型的工作報(bào)告，在這些內(nèi)容上各有不同的側(cè)重點(diǎn)。例文：

　　四川省人民政府關(guān)于去冬今春農(nóng)田水利基本建設(shè)的情況報(bào)告

　　國務(wù)院：

　　去冬今春是我省實(shí)施農(nóng)田水利基本建設(shè)“治水興蜀”戰(zhàn)略方針的第二年。按照全國電視、電話會(huì)議的部署，我省狠抓了以水利建設(shè)為中心，以治水、改土、興林、修路、辦電、建園為主要內(nèi)容的農(nóng)田水利基本建設(shè)，取得了顯著成績。據(jù)統(tǒng)計(jì)，從1996年9月1日至于1997年3月底，全省累計(jì)投入勞動(dòng)積累工13.25億個(gè)，日最高峰上工人數(shù)達(dá)1900萬人，共投入資金37.24億元;累計(jì)完成土石方量9.12億立方米;動(dòng)工各類水利工程項(xiàng)目102萬個(gè)，完成92萬個(gè)，占動(dòng)工數(shù)的92%;完成新增有效灌面67.7萬畝，改善灌溉面積560.3萬畝;新修江河堤防110.8公里解決了144萬人、136萬頭牲畜的飲水困難;小水電新裝機(jī)7.8萬千瓦;新建微水工程24萬多口、山平塘3182口、人工井114萬口、救生高臺(tái)162個(gè);改造中低產(chǎn)田土178.44萬畝，治理水土流失2457平方公里;完成成片植樹造林166.5萬畝，零星植樹1.79億株;新建縣鄉(xiāng)標(biāo)美路1580公里;全省農(nóng)機(jī)系統(tǒng)完成了7.45萬臺(tái)、77.5萬千瓦提灌機(jī)械的修復(fù)改造，恢復(fù)改善灌面150萬畝，新增提水控灌面積9.75萬畝，冬蓄提水完成6.5億立方。其主要做法和特點(diǎn)是：

　　一、領(lǐng)導(dǎo)重視，真抓實(shí)干……

　　二、因地制宜，突出重點(diǎn)……

　　首先，突出治水。

　　其次，實(shí)行山、水、田、林、路統(tǒng)一規(guī)則，綜合治理，分類實(shí)施。

　　三、深化改革，增大投入……

　　四、廣泛宣傳，持續(xù)發(fā)展……

　　五、激勵(lì)先進(jìn)，開展競賽……

　　一九九七年x月x日(印章)

　　2.情況報(bào)告

　　情況報(bào)告常用于向上級(jí)匯報(bào)下列事項(xiàng)：

　　(1)嚴(yán)重的災(zāi)害、事故、案情、敵情;

　　(2)重要的社情、民情，如社會(huì)生活中的新動(dòng)態(tài)和上級(jí)某項(xiàng)有關(guān)國計(jì)民生的新政策、新規(guī)定的貫徹執(zhí)行情況及群眾反映等;

　　(3) 督促辦理或檢查某項(xiàng)工作的情況，如財(cái)務(wù)、稅收、物價(jià)、質(zhì)量、安全、衛(wèi)生等項(xiàng)工作的檢查結(jié)果;

　　(4)舉辦重大活動(dòng)、召開重要會(huì)議的基本情況，各級(jí)各類代表會(huì)議的選舉結(jié)果等;

　　(5)對(duì)某項(xiàng)工作造成失誤和問題的檢討與反思;

　　(6) 其他重要的、特殊的、突發(fā)的新情況。

　　情況報(bào)告多數(shù)寫成專題性報(bào)告，其寫法不強(qiáng)求一律，但都要力求做到：

　　第一、內(nèi)容集中、單一，突出重點(diǎn)，抓住事物本質(zhì)，實(shí)事求是地反映情況。

　　第二、把情況和問題講清楚，把事情的經(jīng)過，原委、結(jié)果、性質(zhì)寫明白。

　　第三、若要提出處理意見和建議，要寫得具體、明確、簡要，尤其要注意提出意見、建議的寫作角度，不能在報(bào)告中夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。

　　第四、理順文章思路和結(jié)構(gòu)，無論是縱式結(jié)構(gòu)還是橫式結(jié)構(gòu)，都要脈絡(luò)清楚，層次分明。

　　第五、情況報(bào)告寫作要及時(shí)，以便讓上級(jí)機(jī)關(guān)和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)盡快了解重大、特殊、突發(fā)的種種新情況。

　　3.答復(fù)報(bào)告

　　答復(fù)報(bào)告的內(nèi)容要注意針對(duì)性，有問必答，答其所問，以示負(fù)責(zé)。表述要明確、具體，語言要準(zhǔn)確、得體，不可含糊其辭、模棱兩可。它的正文包括答復(fù)依據(jù)和答復(fù)事項(xiàng)兩部分內(nèi)容。答復(fù)依據(jù)指上級(jí)要求回答的問題，要寫得十分簡要，有時(shí)一兩句話即可說明。答復(fù)事項(xiàng)指針對(duì)所提問題答復(fù)的意見或處理結(jié)果，既要寫得周全，又不要節(jié)外生枝，答非所問。正文寫法比較靈活，或先寫依據(jù)，后一并答復(fù);或邊寫依據(jù)，邊逐一答復(fù)。

　　4.報(bào)送報(bào)告

　　這類報(bào)告正文極為簡單，有的甚至三言兩語一篇，把情況說明就行。例如;“現(xiàn)送上我縣參加 《xx市首屆婦女美術(shù)作品展覽》的作品巧件及作者介紹資料11份。請(qǐng)查收�！敝劣谙驀鴦�(wù)院法制局報(bào)送地方性法規(guī)和行政規(guī)章的備案報(bào)告，國務(wù)院辦公廳則對(duì)其格式作了統(tǒng)一規(guī)定。

　　五、請(qǐng)示

　　(一)請(qǐng)示的用途

　　具體說來，遇到下列問題需要用請(qǐng)示行文。

　　1.對(duì)上級(jí)有關(guān)方針、政策、指示或法律、法規(guī)不夠明確或有不同理解，需要上級(jí)機(jī)關(guān)作出明確解釋和答復(fù);

　　2.從本地區(qū)本單位的實(shí)際情況出發(fā)，需要對(duì)上級(jí)的某項(xiàng)政策、規(guī)定作出變通處理，有待上級(jí)重新審定明確作答;

　　3.在工作中出現(xiàn)了新情況，新問題需要處理而又無章可循、無法可依，需要上級(jí)機(jī)關(guān)作出明確指示;

　　4.需要請(qǐng)求上級(jí)解決本地區(qū)、本單位的某一具體問題和實(shí)際困難;

　　5.按上級(jí)機(jī)關(guān)和主管部門有關(guān)政策規(guī)定，不經(jīng)請(qǐng)示有關(guān)部門批準(zhǔn)，無權(quán)自行處理的問題;

　　6工作中出現(xiàn)一些涉及面廣而職能部門無法獨(dú)立解決的困難和問題，必須請(qǐng)示上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或綜合部門，以求得他們的協(xié)調(diào)和幫助。

　　除此之外，凡自己職權(quán)范圍的工作，經(jīng)過努力能處理和解決好的問題、困難，應(yīng)盡力自行解決，不要?jiǎng)虞m請(qǐng)示，把矛盾上交。